财会人员必备的十项技能 | 第三剑:书

作者: | 时间:2019-11-12 21:48:00 | 关注:289





财会人员的十项技能,就像冰山一样,分为水面以上的部分和水面以下的部分,“账、钱、税、控、器”就是水面以上的部分,容易看得见,而“信、礼、书、数、美”就是水面以下的部分,虽然看不见,但是起到的基础作用不可忽视。


第三剑:书


在“君子六艺”中的“书”,我觉得不是书法的意思。孔子时代,既没有纸张,也没有毛笔,字都是刻在木片或者竹片上面的,所以,肯定没有现在的所谓“书法”,如果说“书”是在木片上刻字的时候,要刻得漂亮,那可以勉强归入到“篆刻”里面。“书”在百科里面的解释是“六书”,就是造字的六种方法,显然,现在是不能再造字了。所以,我在这里,把“书”引申为财会人员必备技能,书写、输入、作文。



01

书法的重要性



在电脑没有普及的时代,财会人员的书法是一项重要技能。因为财会人员不但经常要签字,而且要填写会计凭证,要记账,如果字写得太难看,让别人看不懂,或者看起来费劲,显然是影响工作效率的。所以,以前的财会人员,必修课之一就是书法,重要性不下于教师要练习板书。


我还记得我上大学的时候,要在印刷的账本格上面练习写阿拉伯数字,高度,宽度要一模一样,写得好的同学,那数字写得与打印字体无异。



现在,做账基本上都是用电脑了,会计凭证是电脑键盘录入的,账簿是打印机打印出来的,支票也是支票打印机打印的,书法的重要性显然大大下降了。那么,是不是会计人员就不用练书法了呢?


显然不是,还是有必要把字写得好看一点的。至少,会计考试还没有全部电子化,写试卷写得清楚美观,阅卷老师都可能多给2分。盘点的时候,要填写盘点表(当然,也可以使用盘点终端机,直接出电子数据,但是,现在很多企业没有用这样的电子设备),我在很多公司,都看到因为填写盘点表的时候,字写得太乱,导致后面录入数据的时候发生错误的情况。


日常工作中,很多单据,如收据、交接单等,还是直接用笔写来得快一点。因此,现在对财会人员,书法的重要性虽然下降,但是,至少应该把字写得端正,清晰,特别是阿拉伯数字,要写清楚,不能让人误解。




02

电脑录入速度要快



与写字对应的是,现在财会人员用键盘录入的机会大大增加了。对于基层财会人员而言,很大一部分工作内容就是单据录入,所以,录入的速度、准确性就显得非常重要了。


以前算盘是财会人员的必修课,我还记得我上大学的时候,珠算是必考科目,考试之前,宿舍整天都是一片霹雳哗啦打算盘的声音。现在计算都用计算器,我在事务所上班的时候,我的领导就可以盲打计算器,几个手指头协同工作,运指如飞,非常快。我自己在刚开始工作的时候,我感觉自己比老员工多的一个优势就是电脑录入的速度要快。



我在做咨询项目的时候,问过很多公司的财务人员,你们的录入速度能不能达到一分钟100个字,我得到的答案是基本没有。现在大部分的财会人员,录入速度都不是很理想。甚至,我还看到有财会人员用“一指禅”敲打键盘的,连简单的全指盲打都做不到,这样的财会人员,你可以想象他的效率不可能高得起来。


也许是我们那个年代,流行网络聊天软件,很多人都是为了在网上聊天才去练习电脑打字的,现在大家都用手机聊天了,还能直接发语音,所以就没有练习电脑打字了。


不论如何,即使你的公司已经使用ERP,财务数据都是从业务系统传递过来的,不需要单据录入了,财会人员也是需要进行文字、数据录入的。比如,老板让你写财务分析报告,做个会议记录,总要有文字性的内容,就要录入。


文字录入的第一个要求,就是全指,盲打。即使你的水平再高,如果被人看到拿“一指禅”在那敲打电脑键盘写财务分析报告,“高人”的人设也会瞬间崩坍。



其次,要速度。专业的打字员,一分钟可以录入200个字,财会人员不需要达到这么高的水平。一般人在讲话的时候,语速是每分钟150字左右,如果要做会议记录,录入速度要能达到120字。如果120个字都不能达到,再降低一点要求,每分钟80个字,勉强能算及格。

这个技能没有什么难度,很快就能见效。就是要练习,现在网上有很多这样的练习软件。如果普通话不好,可以使用模糊拼音,或者五笔字型输入。




03

学习商务写作



“书”最后一项引申含义,是要会作文。这一点在“信”里面也提到,如何有逻辑力的论证自己的观点。


财会人员的作文能力,和文采无关。


商业文书,基本上都有固定的架构,财会人员需要做的,第一个就是要学习、了解各种文书的固定结构。比如,像上市公司的年度报告,要包括哪些内容,如何安排内容,证监会都有规定,按照规定一项一项写就可以了。


学习商务写作,第二个要学习的内容是分析问题的框架。比如,我们在做经营环境分析的时候,常用的框架就是PEST结构,分别是政治、经济、社会、技术,财会人员就是要按照这几个方面,分析企业所处的环境。再比如,分析企业的行业环境的时候,我们最常用的是波特五力模型,分别是供应商、客户、现有竞争者、潜在进入者、替代产品,我们可以按照这五个方面去描述企业所处的行业环境。我们写工作总结,可以使用KPT结构去写,K就是保持,P就是问题,T就是尝试,现在的做法,哪些是好的,需要继续保持,哪些是存在问题,需要改变的,还有哪些方面,是需要去尝试的。


第三个要学习的内容,就很多了。就是要充实自己知识面,天文地理、人文科技、古今中外,知识面越广,能够用来证明自己观点的事实和根据就越多,也就越能说服别人。但是,这一点急不得,只能靠平时慢慢积累。


最后一点,也是特别重要的一点,就是写,不停的练习。不动手,再多的理论,也永远只是理论,只有坚持不断的练习写作,丑媳妇也要见公婆,不怕动笔,不怕交流,不怕出丑,积累多了,才能逐渐进步。



对今天的内容做一个简单的总结。财会人员写字要清晰易懂,阿拉伯数字书写尤其要规范;汉字大写绝对不能写不出来,或者写错,否则就太给会计这个职业丢人了;做到能盲打计算器,电脑键盘录入速度不能低于每分钟80个字;练习商业文书的写作,慢慢积累,终会有所突破。


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本文由长财财务专家孙从青老师原创,如果大家对此话题有不同的见解,欢迎在“长财咨询”微信公众号与我们沟通。

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